淺談招標文件編制要點與質量控制
招標文件是指導招標投標的綱領性文件,其質量的好壞直接影響招標投標活動的成敗。本文以《標準設備采購招標文件》(2017年版)模板為例,總結其中最核心的“供貨要求”一章編制要點,梳理出招標人和招標代理機構對招標文件正確性檢查表、統(tǒng)一性檢查表,結合招標文件質量提升工作程序,給出了招標文件循環(huán)改進圖,以此避免招標文件瑕疵的出現(xiàn)。
一、引言
中華人民共和國《標準設備采購招標文件》(2017年版)共分為三卷六章,其中第五章“供貨要求”是招標文件的核心內容,包括招標設備名稱、規(guī)格、數(shù)量及單位、交貨期、交貨地點、技術性能指標、檢驗考核要求、技術服務和質保期服務要求等。“供貨要求”應由招標人根據(jù)行業(yè)標準設備采購招標文件(如有)招標項目具體特點和實際需要編制,并與“投標人須知”“通用合同條款”“專用合同條款”相銜接。本文結合筆者以往編制招標文件的經(jīng)驗,總結“供貨要求”編制要點,提出招標人和招標代理機構對招標文件正確性的檢查表、統(tǒng)一性檢查表,結合招標文件質量提升工作程序,給出了招標文件循環(huán)改進圖,以避免招標文件瑕疵的出現(xiàn),達到招標文件正確、完整、統(tǒng)一的要求。
二、供貨要求編制要點
“供貨要求”是招標的核心內容,對于設備類供貨要求,應盡可能地表格化、條理化、指標化。建議供貨一覽表應包括設備名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點、質保期等內容,技術要求包括功能描述、技術指標(參數(shù))、配置、功能擴展(可選)、備件、附件及維修工具、安裝條件、交貨及驗收要求、技術服務和質保期服務要求等。設備選型是一項專業(yè)性很強的技術工作,涉及招標單位的方方面面,為增加選型的科學性, 避免失誤, 選型時應有工藝人員、產(chǎn)品設計人員、操作人員、維修人員及單位的相關主管部門參加,在調研、比較、總結的基礎上,提煉出一套完整的技術參數(shù),并在招標過程中做到指標的嚴密性和對設備技術質量的可控性。指標的嚴密性體現(xiàn)在對設備技術參數(shù)的把控,一般規(guī)格參數(shù)、關鍵參數(shù)合理設置;技術質量的可控性體現(xiàn)在結構、配置的細節(jié),設備的指標可以相同,但結構細節(jié)還是有差異的。這體現(xiàn)了選型人員對同類設備的考察比較能力,挖掘設備的結構特點及配置的差異,研判設備精度的裕度等, 以便在公正、公開的招標原則下,確保技術先進、質量可靠,性價比高的設備制造商中標。供貨要求編制要點如下。
(一)確保供貨要求的技術指標涵蓋三家以上供貨商產(chǎn)品
招標文件技術參數(shù)一般從供貨商的宣傳資料或手冊資料中發(fā)掘、提煉,并涵蓋三家以上供貨商產(chǎn)品技術參數(shù),對于通用的貨架產(chǎn)品,最好索要產(chǎn)品的技術說明書和使用說明書來研究,比產(chǎn)品宣傳資料或產(chǎn)品手冊中的參數(shù)更可靠,其功能指標在技術說明書中,附件及維護保養(yǎng)方便的內容在使用說明書中,應避免技術指標復制產(chǎn)品技術說明書或產(chǎn)品樣本技術參數(shù)。對于非貨架產(chǎn)品即非標準設備,除從資料和產(chǎn)品手冊中提煉技術參數(shù)以外,還需通過調研了解已供貨產(chǎn)品的技術狀態(tài),力求指標準確、可靠。
(二)合理設置關鍵性技術條款
從產(chǎn)品設計的角度分析,產(chǎn)品有關鍵特效、重要特效,對決定產(chǎn)品關鍵、重要特效的指標可列為關鍵指標,作為技術評審的技術否決條款。技術否決性條款不僅包括技術指標,還可把其特定功能、原理、配置及履約能力設置為關鍵性技術條款。關鍵性條款是技術要求的少數(shù)條款,不宜太多。
(三)合理確定設備的系統(tǒng)配置
注意擴展功能和配置兼容性問題,規(guī)避對制造商的歧視性條款。
(四)注意設備的安裝條件及環(huán)境要求
安裝條件及環(huán)境要求決定設備的運行能力,供貨商的產(chǎn)品要符合招標人的安裝條件和環(huán)境要求,一般包括水、電、氣及設備對環(huán)境的要求,如測量設備對環(huán)境條件要求都比較高,環(huán)境達不到要求,設備交驗就可能扯皮。
(五)技術服務和質保期服務要求
設備不同,管理要求不同,技術服務和質保期服務可參考本單位有關管理部門的統(tǒng)一規(guī)定,對特殊條款由部門之間協(xié)商確定。
(六)明確分項報價明細表
配置不固定的產(chǎn)品要明確分項報價明細表,避免投標人投標報價不統(tǒng)一。
(七)合理設置投標人資質條件,確保投標人的履約能力
除通用的資質條件外,針對項目的特定要求,明確專業(yè)資質要求,如制造商授權書、安裝資質、產(chǎn)品質量檢驗認證、特許產(chǎn)品經(jīng)營許可證等。
三、招標文件的正確性檢查
招標文件的正確性是招標文件的基本內容,《標準設備采購招標文件》(2017年版)第二章第二部分規(guī)定了招標文件組成,招標文件包括:①招標公告(或投標邀請書);②投標人須知;③評標辦法;④合同條款及格式;⑤供貨要求;⑥投標文件格式;⑦投標人須知前附表規(guī)定的其他資料。招標文件由招標人和招標代理機構共同完成,招標人應對招標代理機構提供的招標內容按照表1進行檢查確認,招標代理機構按表2對招標文件進行檢查,保證內容的正確性。
四、招標文件的完整性和統(tǒng)一性檢查
按照《標準設備采購招標文件》模板編制招標文件,其完整性基本不會出現(xiàn)問題,但招標文件六章中的內容是否統(tǒng)一還須認真核對,可按招標文件的統(tǒng)一性檢查表(見表3)進行統(tǒng)一性檢查。
五、招標文件質量改進循環(huán)
編制招標文件經(jīng)歷三個或四個階段:招標人編制招標要求→招標代理機構編制招標文件→招標公告→招標文件的澄清或修改,按照全面質量管理的工作程序 ——PDCA循環(huán),通過四個階段的計劃滾動和文件修改,招標文件的質量不斷提高,使得招標工作的可操作性更強。圖1是招標文件PDCA循環(huán)改進圖。
在招標人編制招標文件階段要根據(jù)項目需求,按照設備供貨要求的編制要點,制訂科學合理的采購需求,編制詳細、科學、準確,各項性能指標全面、完善,嚴格執(zhí)行相關國家標準、行業(yè)標準、地方標準等標準規(guī)范,符合法律法規(guī)已規(guī)定的技術、服務、安全等要求的供貨要求,按照招標文件正確性檢查表逐項確認后,把供貨要求傳遞給招標代理機構編制招標文件。
在招標代理機構階段,招標代理機構應根據(jù)招標人提供的供貨要求編制招標文件,并建立招標文件內部審核制度,做到通用條款規(guī)范化(更高層次標準化),專用條款合理化,最大化地服務招標人,招標代理機構要發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢,合理規(guī)避法規(guī)風險,制訂有利于招標人的資格條件和評標標準,按照招標文件正確性招標代理機構檢查表及招標文件的統(tǒng)一性檢查表確認后,再交招標人確認,確認后發(fā)招標公告。
在招標公告階段,注意收集潛在投標人的質疑信息和招標人的修改意見,在法規(guī)規(guī)定時限內進行澄清或修改。
六、結語
本文通過編制招標需求和參與評標經(jīng)驗,總結提出了招標文件供貨要求編制要點,給出了招標文件正確性檢查表、統(tǒng)一性檢查表,及招標文件循環(huán)改進圖,以求不斷推動招標文件的標準化工作和規(guī)范化工作,達到招標文件正確、完整、統(tǒng)一的目標。
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